Méthodologie de l’audit de paie

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L’audit RH se définit comme une démarche d’observation, d’analyse et d’évaluation qui permet d’identifier les points forts et les risques du domaine RH.

En ce qui concerne le domaine de la paie, il s’agit le plus souvent d’un audit de conformité visant à s’assurer que l’ensemble des calculs de paie est fait dans le respect des législations du travail, sociale et fiscale. L’audit s’assure également que les salariés et les organismes sociaux sont payés dans les délais impartis.

L’audit de conformité de la paie requiert de la part de l’auditeur une expertise technique de la paie et une bonne connaissance des spécificités de l’entreprise afin de constituer l’échantillon des bulletins de paie à contrôler. En effet, il n’est pas possible de contrôler le bulletin de tous les salariés pour chaque mois de leur présence dans l’entreprise. C’est pourquoi, l’auditeur doit élaborer un échantillon de bulletins de paie constitué de salariés de chaque catégorie professionnelle placés dans tous les évènements de la gestion des RH. Sans oublier de porter une attention particulière aux statuts particuliers tels que VRP, médecins, journalistes, artistes du spectacle, etc…

Notre  méthodologie de l’audit de paie présente 6 grandes étapes :

 

1. Présentation de l’organisation de l’entreprise et de ses objectifs

  • Le contexte économique et social de l’entreprise
  • Les objectifs généraux et spécifiques assignés à l’audit
  • La structure organisationnelle de l’entreprise : organigramme, catégories socioprofessionnelles et contrats en présence

 

2. Analyse des documents et personnes à interroger

Documents à analyser

Personnes à interroger

Organigramme de la société/DRH DRH
Convention collective Directeur Paie
Accords d’entreprise Responsable Paie
Bilan social et tableaux de bord du domaine Paie Techniciens de la paie et de la gestion des arrêts
Planning annuel des tâches dévolues au service paie Gestionnaires Paie et RH délocalisés
Rapport d’activité du service paie :

  • Effectifs gérés
  • Effectifs payés
  • Nombre de CDD
  • Nombre de départs
Responsable du SIRH
6 derniers « Contrôles Urssaf » Comptable interne
Derniers jugements Prud’homaux Clients internes : chefs de service ou de direction opérationnelle
Définitions de fonction des collaborateurs du domaine de la paie

 

3. Vérification détaillée de toutes les rubriques de Paie par familles de rubriques

3.1 La gestion des éléments fixes de paie

  • Le salaire de base, taux horaire et la comparaison avec les minima conventionnels
  • Les majorations des heures supplémentaires
  • Le paiement des heures complémentaires
  • Les primes fixes mensuelles
  • Les primes fixes non mensuelles
  • Le calcul des avantages en nature et des indemnités de repas

 

3.2 La gestion des différentes absences

3.2.1 Le calcul des différentes retenues pour absence

3.2.2 Les absences pour maladie, maternité et accident du travail

  • L’indemnisation conventionnelle de la maladie, maternité et accident du travail

3.2.3 Les absences pour congés payés

  • Le double calcul des congés payés

3.2.4 Les autres absences rémunérées ou non

 

3.3 Les cotisations et les contributions sociales

3.3.1 Vérification des assiettes, des bases et des taux de cotisations

 

3.4 Les éléments non soumis aux cotisations

3.4.1 Les indemnités de départ et leurs provisions

3.4.2 Les remboursements de frais

3.4.3 Les acomptes et les avances

3.4.4 Les pensions alimentaires et les saisie-arrêts

 

3.5 La paie des contrats particuliers

3.5.1 Les contrats à durée déterminée (CDD)

3.5.2 Les contrats de professionnalisation

3.5.3 Les contrats des apprentis

3.5.4 Les autres contrats aidés

3.5.5 Les stagiaires

 

3.6 La paie spécifique des salariés ayant un statut particulier

3.6.1 Les voyageurs représentants placiers (VRP)

3.6.2 Les journalistes

3.6.3 Les personnels du bâtiment et des travaux publics (BTP)

3.6.4 Les médecins

3.6.5 Les intermittents du spectacle

3.6.6 Autres spécificités…

 

3.7 La paie de Solde de Tout Compte (STC)

3.7.1 L’indemnité compensatrice de congés payés

3.7.2 L’indemnité compensatrice de préavis

3.7.3 L’indemnité de licenciement et la transaction

3.7.4 L’indemnité de départ à la retraite

3.7.5 L’indemnité de précarité d’emploi

3.7.6 Le calcul des sommes isolées

 

3.8 Le calcul et le paiement des charges sociales

3.8.1 Le calcul des charges sociales

  • Les taux des cotisations et contributions sociales applicables
  • Les bases des cotisations et des contributions sociales
  • Les prorata du plafond de la Sécurité sociale
  • La régularisation progressive des bases de cotisations
  • La GMP
  • La réduction Fillon

 

3.9 Les déclarations de fin d’année

3.9.1 La DADS U – norme 4DS

 

4. Le contrôle du paiement des salaires dans les délais impartis par l’accord d’entreprise

 

5. Le contrôle de cohérence des bases de cotisations et  contrôle du paiement des charges aux organismes sociaux dans les délais impartis

 

6. Le contrôle de la bonne comptabilisation de la paie